|
Kastam Limbang : Ke Arah Pengurusan Berkualiti
Kakitangan Kastem Limbang... bersama ke arah menjayakan pengurusan
berkualiti
 |
Usaha perancangan pengurusan kualiti pejabat Jabatan Kastam Dan
Eksais Diraja Bahagian Limbang berjaya mencapai matlamatnya bila
diumumkan sebagai penerima Tempat Pertama Anugerah Kualiti Perkhidmatan
Awam Negeri Sarawak 1999 (Kategori Ketiga) pada Ogos lalu.
Penolong Pengarah Kastam Dan Eksais Diraja Malaysia, Bahagian
Limbang, Abu Seman Bin Jahwie berkata, cara pengurusan berjimat
serta berhemat merupakan antara ciri-ciri pengurusan yang mengamalkan
kualiti.
Bagi merealisasikan dasar penjimatan Bahagian Pen-gurusan dan
Pentadbiran Am Kastam Limbang telah men-gambil inisiatif dan merangka
strategi kualiti dalam melak-sanakan dasar berkenaan yang ditetapkan
oleh pihak pengurusan atasan jabatan.
Program "Penjimatan Ke Atas Penggunaan Kertas dan Belanja Setem
Dalam Urusan Penghan-taran Surat" yang diamalkan oleh jabatan
ini telah berjaya membawa penjimatan antara 50 hingga 100 peratus
dalam urusan penghantar suratnya.
Melalui program ini Kastam Limbang telah mengamalkan prosedur
bahawa salinan asal surat yang dihantar melalui fax tidak perlu
dihantar semula melalui pos melainkan diminta oleh penerima-nya.
Ini dibuat dengan membuat pengesahan di atas surat asal yang berbunyi
"Salinan Asal Surat Ini Akan Dihantar Kepada Pihak Tuan/Puan Jika
Memerlukan".
Ia adalah bagi mengelakan pembayaran atau perbelanjaan dua kali
dalam urusan menghantar surat yang sama, iaitu melibatkan bayaran
setem serta bayaran perkhidmatan fax.
Dengan kaedah ini unsur-unsur kualiti yang dilaksanakan adalah
membabitkan pengurangan dalam penggunaan sumber kewangan, kertas
dan juga masa, yang penting bagi pihak jabatan.
Perbandingan
Perbandingan kadar penjima-tan sumber setelah kaedah baru diperkenalkan
ialah seperti berikut:
Kaedah Lama
Kos Kertas (Mei - Disember 1998)
Bagi memproses sejumlah 338 surat sebanyak 1764 keping kertas
diperlukan dan untuk memprosesnya dalam dua salinan pula sebanyak
3528 kertas pula diperlukan.
Kos bagi sekeping kertas ialah RM0.27. Jadi kos keseluruhan bagi
memproses 338 surat ialah (3528 keping kertas x RM0.27) yang bersamaan
dengan RM95.25.
Manakala jika diproses mengikut kaedah baru, kos memproses sejumlah
338 keping surat dalam tempoh yang sama jumlah keseluruhannya
ialah :
Kaedah Baru
Kos Kertas (Mei Disember 1998)
Bagi memproses sejumlah 338 surat sebanyak 1764 keping kertas
diperlukan untuk menyediakannya dalam satu salinan sahaja. Kos
bagi sekeping kertas ialah RM0.27. Jadi kos keseluruhan bagi memproses
338 surat ialah (1764 keping kertas x RM0.27) yang bersamaan dengan
RM47.25.
Jelas dengan kaedah baru ini penjimatan bilangan kertas yang digunakan
adalah sebanyak 50 peratus iaitu 3528 (kaedah lama) - 1764 (kaedah
baru) = 1764 keping).
Sekali gus ini akan membantu menjimatkan kos kertas sehingga 50
peratus iaitu RM95.25 (kaedah lama) - RM47.62 (kaedah baru) =
RM47.63.
Melalui perlaksanaan kaedah baru ini juga tidak wujud kos perbelanjaan
bagi setem kerana ia dihantar melalui fax.
Abu Seman bergambar bersama pemenang-pemenang Anugerah Kualiti
Perkhidmatan Awam
 |
Berbanding dengan kaedah lama yang memerlukan RM101.40 bagi kos
setem untuk menghantar sejumlah 338 surat dengan kos RM0.30 setem
bagi setiap satu surat berkenaan.
Perlaksanaannya dilakukan den-gan bantuan 14 orang pegawai yang
terdiri daripada pelbagai gred jawatan.
Sebagai penerima anugerah itu Jabatan Kastam Limbang juga menerima
sebuah trofi anugerah kualiti Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak,
serta Sijil Anugerah Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak dan cek
bernilai RM3,000.
Perancangan pengurusan kualiti jabatan ini juga merangkumi aktiviti-aktiviti
peningkatan kualiti, maklumat Q termasuk piagam pelanggan, menubuhkan
pasukan KMK, mengadakan program pembangunan dan latihan kakitangan
pengurusan.
Bagi memberansang perkemban-gan ke arah perkhidmatan dan pengurusan
yang berkualiti pihak jabatan turut berusaha mewujudkan persekitaran
dan kelengkapan pejabat seperti menyediakan "working tool" yang
lengkap di tempat bertugas, penyediaan kaunter pertanyaan serta
tempat letak kereta untuk pelanggan, mengamalkan konsep "Pejabat
dalam taman dan taman dalam pejabat" serta melaksanakan konsep
"Tandas Q".
|
