PROJEK EG-HRMIS
(Human Resource Management Information System) Bahagian 1

Artikel sumbangan Jabatan Ketua Menteri

1.0 JADUAL KESELURUHAN PROJEK

Projek ini dimulakan dengan Fasa BIP (Business Improvement Process) yang melibatkan kajian terhadap semua proses pengurusan sumber manusia sedia ada (As Is) dan membuat cadangan pe-nambahbaikan.

Aktiviti ini telah mengambil masa 17 bulan di mana setelah dibuat analisis dan penilaian yang teliti serta menyeluruh, 27 fungsi utama pengurusan sumber manusia yang sedia ada telah dirombak dan disusun semula menjadi sepuluh (10) fungsi sumber manusia bersepadu dan mantap. Sementara itu, elemen kompetensi ada menjadi tunjang utama bagi menggerakkan semua fungsi sumber manusia pada masa akan datang.

Projek EG-HRMIS kini berada dalam Fasa Pembangunan Sistem atau Sistem Development (SD). Di dalam Fasa SD, maklumat-maklumat yang diperolehi dalam Fasa BIP (Business Improvement Process atau Proses Penambaikan) dan skop projek sedia ada telah dianalisa dan dihalusi semula secara lebih terperinci. Ini adalah amalan biasa bagi setiap pelaksana projek yang mengamalkan penambah-baikan yang berterusan.

Di dalam Fasa SD, aktiviti-aktiviti yang sedang giat dijalankan ketika ini ialah aktiviti yang berkaitan dengan latihan dan pembangunan aplikasi. Pem-bangunan aplikasi menggunakan pendekatan modular dan terbahagi kepada 4 pakej. Setiap pakej mengandungi beberapa modul. Penumpuan sumber, masa dan tenaga akan menjurus kepada pembangunan modul-modul di dalam pakej-pakej ini.

Seperti yang telah dinyatakan bahawa aplikasi HRMIS akan dibangunkan mengikut empat pakej utama iaitu :

Pakej 1 – Pengurusan Rekod Peribadi

- Data Perjawatan

- Penerbitan Web

Pakej 2 - Direktori Kerajaan

- Penilaian Kompetensi

- Pengurusan Prestasi

- Pengurusan Kerjaya

- Perolehan Sumber Manusia

Pakej 3 - Pembangunan

- Pengurusan Komunikasi &

Tatatertib Pekerja

- Penamatan perkhidmatan

- Pangkalan Ilmu

Pakej 4 - Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran

- Formulasi & Penilaian Strategi

- Sistem Maklumat Eksekutif

- Sistem Bantuan Sokongan(EIS/DSS)

Pakej 1 HRMIS telah pun dilancarkan (roll-out) di Jabatan Perkhidmatan Awam, Putrajaya, pada 27 November 2001 yang mana melibatkan sepuluh (10) agensi perintis.

Modul Pengurusan Rekod Peribadi bertujuan memuatkan maklumat peribadi anggota Perkhidmatan Awam yang boleh dilihat dan dikemaskinikan maklumatnya seperti data peribadi, pendidikan, keluarga, akaun, profil perkhidmatan dan sejarah perubatan.

Modul Data Perjawatan pula mengandungi data asas perjawatan seperti Data Organisasi, data Perjawatan dan Data Saraan. Selain daripada dua modul yang dinyatakan, pakej ini turut menyediakan Modul Penerbitan Web.

Modul ini bertujuan untuk memberi kemudahan kepada pengguna mencapai secara online maklumat berkaitan dengan sumber manusia seperti polisi-polisi sumber manusia, pekeliling kelayakan yang diiktirafkan, elaun, kemudahan dan maklumat-maklumat latihan.

Sehingga kini semua agensi perintis dikehendaki untuk menge-maskinikan maklumat peribadi anggota-anggota Perkhidmatan Awam.

2.0 CABARAN DAN ISU DALAM PENGURUSAN SUMBER MANUSIA DALAM PERKHIDMATAN AWAM

Manusia adalah sumber yang amat penting kepada sesebuah organisasi, sama ada di sektor awam mahu pun swasta. Walaubagai-manapun, menguruskan sumber atau tenaga manusia secara efektif bukanlah sesuatu yang mudah terutama dalam konteks sebuah organisasi besar seperti agensi-agensi kerajaan di Malaysia.

Berdasarkan kajian terhadap amalan dan proses masa kini (as-is study) dalam pengurusan sumber di 10 buah agensi perintis HRMIS, telah didapati bahawa pada umumnya tahap pengurusan sumber manusia dalam perkhidmatan awam di Malaysia adalah agak baik.

Namun begitu, terdapat beberapa isu dan masalah yang telah dikenalpasti yang perlu diperbaiki. Diantaranya ialah terdapat:

• Strategi pengurusan sumber manusia yang tidak selari dengan objektif dan strategi organisasi

• Kurang penyelarasan dan integrasi di antara pelbagai fungsi pengurusan sumber manusia

• Kriteria dan cara pengukuran prestasi pengurusan sumber manusia yang kurang jelas

• Kekurangan ilmu dan maklumat mengenai asas, pendekatan dan teknik pengurusan sumber manusia yang lebih efektif di kalangan sebahagian pentadbir sumber manusia

• Sebahagian maklumat atau data mengenai kakitangan dan perjawatan sukar untuk didapati, kurang lengkap, tidak dikemaskini, dan tidak dikongsi bersama

• Terdapat di antara aktiviti-aktiviti pengurusan sumber manusia yang dibuat secara “ad-hoc” serta tiada perancangan yang baik

• Bahagian 2 (Ciri-ciri Unik EG-HRMIS) akan disiarkan pada keluaran akan datang

* Agensi Perintis : Jabatan Perkhidmatan Awam, Unit SMPKE, MAMPU, Jabatan Perkhidmatan Haiwan, Jabatan Pengairan dan Saliran, Kementerian Kesihatan, Perbadanan Kemajuan Negeri Selangor (PKNS), Majlis Amanah Rakyat (MARA), Dewan Bandaraya Kuala Lumpur (DBKL) dan Jabatan Ketua Menteri Sarawak.