| |
| Online Publisher: |
 |
| |
| Contents provided by: |
 |
| |
|
|
 |
|
Sistem pengurusan rekod yang sistematik menjadi keutamaan jabatan |
Sedarkah anda bahawa wujud agensi khas yang ditubuhkan oleh
kerajaan untuk menyimpan dan menjaga rekod-rekod penting kerajaan yang mempunyai
nilai sejarah ?
Bercakap tentang perkara berkenaan, kita akan menjurus kepada peranan Jabatan
Arkib Negara Malaysia iaitu bagi memastikan dokumen-dokumen penting yang pernah
tercatit dalam diari pentadbiran kerajaan negara disimpan dan dijaga dengan terurus.
Arkib Negara Malaysia Cawangan Sarawak telah berkhidmat sejak 26 tahun yang lalu
selepas penubuhannya pada 1 Julai 1976. Ia merupakan cawangan kedua Jabatan Arkib
Negara Malaysia selepas penubuhan Cawangan Johor/Melaka pada 1 Mei 1967.
Cawangan di Sarawak mula beroperasi di Tingkat 11, Bangunan Tun Datuk Patinggi
Tuanku Haji Bujang, Kuching sebelum berpindah ke Tingkat 1, Bangunan Bank Negara,
Kuching pada 1 Julai 1978. Seterusnya pada 22 Jun 1988 pejabat ini berpindah
pula ke Tingkat 14, Bangunan Sultan Iskandar, Kuching iaitu bangunannya sehingga
ke hari ini.
Menurut Pengarah Jabatan Arkib Negara Cawangan Sarawak, En. Mokhtaruddin B. Lamsin,
cawangan di Kuching dianggap sebagai Miniature Archives kerana ia menjalankan
hampir keseluruhan aktiviti yang dijalankan oleh Ibu Pejabat Arkib Negara Malaysia
di Kuala Lumpur.
Baginya, ini merupakan antara keistimewaan yang dimiliki oleh pejabat berkenaan
di Kuching.
Misi dan Visi
Visi: untuk melahirkan generasi yang cintakan bangsa, negara dan warisan sejarah.
Misi: untuk menyimpan dan memelihara segala warisan sejarah dan maklumat negara
yang bernilai kebangsaan dan sejarah dengan tujuan untuk mewujudkan suatu masyarakat
yang berilmu, berwibawa serta mempunyai kesedaran kebangsaan dan semangat cintakan
negara.
Objektif Jabatan Arkib
 |
| Rekod-rekod yang diterima dijilid dengan kemas |
- Mengumpul, menyimpan dan memelihara semua rekod dan bahan-bahan arkib dari seluruh Negeri Sarawak yang mempunyai nilai sejarah dan kebangsaan serta menyediakan kemudahan penyelidikan dan rujukan kepada agensi-agensi kerajaan dan orang awam.
- Membantu kerajaan mewujudkan satu sistem pengurusan rekod yang sistematik,
efektif dan menjimatkan khususnya di kalangan Jabatan-jabatan
Kerajaan Persekutuan
dan Badan-badan Berkanun Persekutuan di seluruh negeri Sarawak.
Dalam usaha mencapai matlamat dan objektif yang telah ditetapkan, Pejabat ini
menjalankan pelbagai jenis aktiviti yang utama iaitu :
- Mengesan dan memperoleh segala jenis rekod dan dokumen yang mempunyai nilai
sejarah dan kebangsaan untuk simpanan kekal di Arkib Negara.
- Menilai dan memilih rekod-rekod yang bernilai kekal untuk dipindahkan ke Arkib
Negara dan memberi kebenaran pemusnahan kepada rekod-rekod yang tidak bernilai.
- Memproses rekod-rekod yang diterima bagi memastikan kelanjutan usia rekod tersebut
bagi maksud simpanan kekal.
- Menyediakan khidmat rujukan dan kemudahan penyelidikan ke atas bahan-bahan
arkib kepada agensi-agensi kerajaan dan orang perseorangan.
- Memberi khidmat nasihat tentang sistem pengurusan rekod yang lebih sistematik
dan menjimatkan kepada Jabatan dan Agensi Kerajaan Persekutuan di seluruh negeri
Sarawak.
- Menjalankan aktiviti pengem-bangan di dalam usaha menyebarkan kekayaan koleksi
arkib.
Koleksi Arkib
Jabatan ini menyimpan bahan-bahan yang terdiri daripada dokumen, rekod, daftar,
bahan bercetak, buku, peta, pelan, gambar, kaset dan lain-lain bahan audio visual,
tesis, surat-surat persendirian, fail dan sebagainya.
Fail-fail yang disimpan mengandungi minit mesyuarat, laporan, keputusan, sejarah
pentadbiran jabatan dan lain-lain. Dengan kata lain jabatan ini menyimpan segala
rekod dan dokumen yang bernilai kebangsaan dan sejarah.
Sehingga kini Jabatan Arkib Cawangan Sarawak mempunyai kira-kira 5,000 keping
gambar, 50,000 unit bahan penerbitan dan 1,500 meter panjang fail.
 |
| Sebahagian daripada aktiviti rutin kakitangan di Jabatan
Arkib iaitu menyusun atur dokumen dan bahan-bahan rekod |
Perancangan masa hadapan
i. Rekod elektronik
Kebanyakan rekod-rekod kerajaan pada masa hadapan adalah dalam bentuk cakera
padat (CD), cakera padat video (VCD) dan mikrofilem. Untuk itu, teknologi komputer
yang memerlukan perkakasan dan perisian tertentu untuk memperoleh atau membaca
semula rekod-rekod yang tersimpan dalam media canggih perlu dikemaskini dan ditingkatkan
dari semasa ke semasa.
ii. Sistem COMPASS (Compu-terised Archival System and Services)
Ia merupakan kaedah baru cara berurusan pemindahan rekod yang tidak aktif secara
elektronik. Maklumat disalurkan melalui Sistem Senarai Pemindahan Rekod (SSPRJ)
yang merupakan nadi dan perantaraan pengurusan rekod antara Jabatan Kerajaan
dengan Jabatan Arkib. Kini Sistem COMPASS telah memasuki Fasa Ketiga yang akan
melibatkan Cawangan Sarawak secara langsung dalam pelaksanaannya. Fasa pertama
melibatkan core business Jabatan Arkib di Ibu Pejabat, sementara fasa kedua melibatkan
Cawangan Perak dan Pulau Pinang.
iii. Bangunan sendiri
Keluasan pejabat 7,250 kaki persegi yang ada sekarang menyukarkan Jabatan Arkib
Cawangan Sarawak melaksanakan program-programnya dengan lebih selesa. Tetapi,
dengan pembinaan dan penyiapan bangunan baru di tapak seluas kira-kira 2.9 ekar
di Jalan Bako (diluluskan tapak pada tahun 2002) akan membolehkan peranannya
terus ditingkatkan pada masa hadapan.
iv. Pengembangan
Program untuk memperkenalkan Jabatan Arkib melalui ceramah dan pameran di sekolah-sekolah
dan agensi-agensi kerajaan akan ditingkatkan. Skrip-skrip sejarah kemerdekaan
dan yang berkaitan juga akan terus dihantar ke stesen-stesen radio untuk diumumkan
kepada masyarakat.
Waktu Penyelidikan
Bagi membolehkan penyelidik dan orang awam membuat rujukan di Jabatan Arkib
di Kuching, kaunter pertanyaan dan perkhidmatan dibuka pada hari seperti
berikut;
Isnin-Jumaat
8.30 pagi-4.00 petang
Sabtu
8.30 pagi-12.30 tengahari
Jabatan ini juga sentiasa mengalu-alukan mana-mana agensi kerajaan, pihak
swasta dan orang perseorangan yang mempunyai bahan-bahan bernilai sejarah
supaya menyumbangkan
bahan-bahan tersebut kepada Jabatan ini.
Melalui pelbagai usaha dan program yang dilaksanakan sehingga kini, adalah menjadi
harapan kepada setiap warga Jabatan Arkib Negara Malaysia Cawangan Sarawak untuk
menjadikan agensi ini sebagai pusat ilmu dan rujukan yang terkemuka suatu hari
nanti.
Arkib Negara Cawangan Sarawak boleh dihubungi di alamat : Arkib Negara Malaysia
Cawangan Sarawak, Tingkat 14, Bangunan Sultan Iskandar, Jalan Simpang Tiga, 93300
Kuching, Sarawak. Tel.: 082 - 243 486 / 256 554 Faks: 082-258 061. Laman web
:
www.arkib.gov.my
|
|
|
