Belajar Dari Pengalaman Untuk Penambahbaikan Berterusan

Alasan. Perkataan yang sering kita dengar dan mungkin juga sering kita gunakan untuk menutup sebarang kepincangan atau kekurangan yang berlaku atau timbul. Alasan tidak sepatutnya dijadikan bukti kukuh untuk menghalalkan sebarang kekurangan tersebut.

Di dalam proses kerja seharusnya kita ada mengamalkan pemerhatian yang mendalam ke atas semua proses kerja dan boleh menjangkakan sebarang masalah yang bakal timbul yang mungkin boleh menggugat pelaksanaan tugasan kita.

Dalam hal ini, pengetahuan atau ilmu serta pengalaman adalah penting. Ia penting kerana unsur-unsur ini dapat membantu kita mengenal pasti situasi - sama ada situasi itu baik (ada progres) atau sebaliknya. Unsur-unsur itu juga mampu menjadi panduan kita untuk merangka tindakan yang sepatutnya diambil untuk mengatasinya atau mengelakkan keadaan menjadi bertambah buruk.

Memberi alasan tidak seharusnya dijadikan amalan. Sebaliknya kita harus berani menghadapi situasi yang mendatang - tidak kira sama ada situasi itu memihak kepada kita atau sebaliknya. Kita harus sanggup menerima akibat daripada tindakan kita - berani mengaku yang kita mungkin telah melakukan kesilapan dan akan segera mengatasinya sebelum ianya menjadi lebih buruk.

Memberi alasan dan bukannya cadangan penyelesaian sebenarnya akan menunjukkan kita tidak ikhlas serta berpura-pura dan ia juga mungkin menampakkan kebodohan kita sendiri terutamanya bahawa kita sendiri tidak tahu atau memahami situasi yang berlaku dan tidak bertindak dengan tindakan yang sewajarnya.

Sebagai penggerak atau pelaksana projek, kita seharusnya melihat setiap aktiviti itu sebagai suatu yang boleh mendatangkan manfaat terbesar kepada semua pihak. Oleh itu seharusnya kita berusaha untuk melaksanakannya dengan sebaik mungkin, menyiapkannya secepat yang boleh dan membelanjakan peruntukan seminimum yang mungkin (tanpa menjejaskan kualiti pelaksanaannya).

Namun pada hakikatnya keadaan tidak seperti yang kita harapkan. Banyak projek yang dirancang kadangkala lewat dari jadual malah tenat proses penyiapannya. Apabila ditanya mengapa ini terjadi, maka alasan demi alasan akan taburkan. Alasan yang kurang munasabah lebih banyak diterima daripada yang boleh diterima lojik akal.

Seharusnya tiada lagi alasan yang diberikan. Bukankah lebih baik dijelaskan sahaja apa yang patut dilakukan untuk mengatasinya. Kita melaksanakan projek bukannya baru semalam ... sudah lebih 40 tahun!

Alasan seperti projek lewat jadual kerana keadaan cuaca yang tidak menentu walaupun benar adalah tidak munasabah. Kita sebenarnya bernasib baik dikurniakan iklim yang stabil dan keadaan muka bumi yang tidak bergolak dengan gempa bumi dan gunung berapi.

Namun kelewatan penyiapan projek merupakan masalah utama yang jarang ada kesudahannya. Alangkah bagus jika kita dapat menggunakan maklumat yang dibekalkan oleh Jabatan Kajicuaca untuk menyusun jadual pelaksanaan projek!

Peruntukan lambat diterima juga bukan alasan yang munasabah kini. Adalah tidak lojik dalam perancangan sesuatu projek, perkara sedemikian tidak diambil kira dan bukankah kita ada sistem penyediaan sebutharga dan pelbagai lagi kaedah pelaksanaan projek seperti Turnkey dan sebagainya yang boleh diguna pakai untuk mempercepatkan projek serta menjimatkan kos?

Kita sepatutnya menggunakan semua maklumat ini dan pengalaman melaksanakan projek masa lalu untuk merancang dan melaksanakan projek seterusnya dengan cara yang lebih bijak dan sempurna dan bukannya menggunakan pengalaman itu untuk mengemukakan alasan demi alasan yang baru.

Kerajaan telah dan sentiasa membelanjakan wang yang banyak untuk mengadakan kursus pengurusan bagi sumber manusia, kursus teknikal selain menyediakan biasiswa kepada penjawat awam yang layak untuk melanjutkan pelajaran ke peringkat yang lebih tinggi. Semua ini adalah untuk melengkapkan penjawat awam dengan pelbagai ilmu dan kemahiran yang diharapkan akan dapat meningkatkan kecekapan dan memudahkan pelaksanaan tugasan.

Namun semua ini sia-sia sahaja jika kita sebagai penjawat awam tidak tahu menggunakan peluang yang ada untuk memperbaiki mutu kerja dan hanya tahu memberi alasan. Belajarlah dari pengalaman untuk penambahbaikan berterusan.