Perhubungan Awam

Sebagai anggota perkhidmatan awam, kita tidak dapat lari daripada
berhubung secara terus dengan masyarakat.

Sejajar dengan matlamat kerajaan untuk membentuk sebuah perkhidmatan awam yang cekap, telus dan mesra pelanggan, maka tidak dapat tidak semua anggota perkhidmatan awam dalam semua jabatan dan agensi kerajaan perlu tahu bagaimana mengendalikan pelanggan atau dalam lain perkataan kita harus mempunyai kemahiran perhubungan awam yang baik.

Anggota perkhidmatan awam tanpa mengira pangkat adalah cerminan imej kerajaan dan sebenarnya adalah penyampai maklumat utama kerajaan kepada masyarakat.

Sebagai anggota perkhidmatan awam juga, kita terikat dengan Perintah Am dan Akta Rahsia Rasmi. Ini bermakna kita tidak boleh mengeluarkan kenyataan atau menyebarkan maklumat kerajaan dengan sewenang-wenangnya.

Namun di pihak masyarakat atau pelanggan, mereka tidak begitu peduli sama ada maklumat yang diperlukan itu adalah rahsia atau tidak boleh dikeluarkan.

Apa yang perlu bagi mereka ialah maklumat diperolehi sesuai dengan kehendak dan kepentingan mereka.

Oleh yang demikian, anggota perkhidmatan awam ada ketikanya nampak tersepit tidak mesra pelanggan atau dituduh dan dicemuh sebagai tidak mengamalkan perhubungan awam yang baik.

Amalan perhubungan awam tidak seharusnya hanya dilaksanakan dengan orang luar/pelanggan/masyarakat malah ia juga perlu dilaksanakan di dalam organisasi itu sendiri.

Seharusnya setiap ketua jabatan atau agensi serta ketua unit atau bahagian di dalam organisasi awam diberikan maklumat yang secukupnya berkaitan dengan organisasi terbabit yang merangkumi polisi, prosedur dan juga perancangan pembangunan organisasi dan diberikan penerangan jelas tentang maklumat yang boleh disebarkan kepada umum.

Dengan berbuat demikian, mereka akan berasa mereka juga penting dan sebahagian daripada perancangan pembangunan organisasi dan dalam masa yang sama akan dapat mengelakkan ‘bertiupnya’ khabar angin berkaitan sesuatu perkara.

Di samping itu dengan menyalurkan maklumat yang secukupnya ke ‘dalam’ organisasi itu sendiri, tindakan ini secara tidak langsung akan mengelakkan ada di kalangan kakitangan organisasi terbabit berasa pihak pengurusan menyembunyikan sesuatu.

Dalam situasi perkhidmatan awam masa kini, kita bukan sahaja berfungsi sebagai pentadbir awam semata-mata malah kita adalah rakan kongsi pembangunan sama ada pembangunan fizikal mahupun bukan fizikal bersama-sama sektor swasta dan masyarakat.

Di sini amalan perhubungan awam yang baik di kalangan anggota perkhidmatan awam memainkan peranan membantu melancarkan pelaksanaan pembangunan yang dirancang agar ia bukan sahaja memenuhi kehendak kerajaan malah turut mengambil kira akan kehendak dan keperluan masyarakat.

Kadang kala kita menghadapi dilema dalam situasi ini. Misalnya kerajaan berasakan sesuatu pembangunan itu harus dilakukan di sesuatu tempat dan telah mengarahkan kita – anggota perkhidmatan awam untuk merangka pelan pembangunannya.

Apabila pelan pembangunan disiapkan, diteliti dan seterusnya dipersetujui, kita seterusnya diarahkan untuk melaksanakannya.

Jika dalam proses penyediaan pelan pembangunan terbabit, kita melaksanakan amalan perhubungan awam yang baik iaitu kita memberikan maklumat yang tepat tentang hasrat kerajaan untuk membangunkan tempat berkaitan kepada masyarakat atau penduduk yang terlibat selain menerangkan kepada mereka akan kesan dan faedah yang akan mereka perolehi daripada pembangunan terbabit serta mengambil kira segala komen, cadangan atau maklum balas daripada masyarakat atau penduduk berkaitan, maka besar kemungkinan pembangunan yang dirancang dan dilaksanakan itu pasti tidak akan menghadapi kesulitan.

Namun seandainya dalam proses menyiapkan pelan pembangunan itu kita mengambil mudah dengan tidak mengindahkan masyarakat atas alasan untuk memudahkan kerja, maka kita telah mengambil suatu risiko besar iaitu menghadapi kesulitan dalam melaksanakan pelan pembangunan kita.

Jika menghadapi halangan, maka pastinya pelaksanaan pembangunan itu akan terlewat dan setiap kelewatan itu sebenarnya akan meningkatkan kos operasi dan ini merugikan semua pihak yang sememangnya mahukan pembangunan dapat dilaksanakan.

Kerugian yang tidak sepatutnya berlaku ini sebenarnya boleh dielakkan dengan sedikit usaha ikhlas kita melaksanakan perhubungan awam yang berkesan.