Rencana ini bertujuan untuk memberi gambaran tentang tugas-tugas dan tanggung-jawab pentadbiran dan pengurusan Dewan Undangan Negeri (DUN) berkaitan dengan persediaan dan pengurusan persidangan sebagai Urusetia persidangan. DUN adalah sebuah institusi yang tertinggi di bawah pemerintahan demokrasi berparlimen. DUN sekarang mempunyai 62 Ahli Dewan Undangan Negeri (ADUN) yang dipilih oleh rakyat Malaysia yang bermastautin di Sarawak.

Dewan Undangan Negeri Sarawak di Petra Jaya

Di bawah prinsip pembahagian kuasa di dalam system pemerin-tahan demokrasi berparlimen seperti yang diamalkan oleh negara kita, pemerintahan dibahagikan kepada tiga cabang perundangan dan secara lazimnya berperanan mengubal undang-undang bagi perkara-perkara yang diperuntukan dibawah bidangkuasa perundangan negeri menurut Senarai II – Senarai Negeri dan Senarai – “Concurrent List” di bawah Jadual KeSembiilan Perkara 95B (1) (a) dan Perkara 95B (1) (b) Perlembagaan Persekutuan, masing-masing. Belanjawan tahunan dan cukai, yuran, dius negeri hendaklah diluluskan oleh DUN. Tidak ada sebarang perbelanjaan awam dan cukai dan lain-lain negeri boleh dikenakan tampa kelulusan DUN.

Setiausaha DUN En. Ronnie Edward

Proses-proses pengubalan undang-undang, pengelulusan belanjawan dan lain-lain dibuat melalui persidangan DUN. Persidangan DUN dikendalikan mengikut undang-undang dan peraturan-peraturan yang berkuatkuasa sekarang, iaitu Perlembagaan Persekutuan Malaysia, Perlembagaan Negeri Sarawak, Dewan Undangan Negeri (Privileges, Immunities and Powers) Ordinance, Sedition Act, 1948 dan Peraturan-Peraturan Tetap (Standing Orders). Apabila sesuatu isu atau perkara lain timbul bersabitan dengan prosidur persidangan tetapi undang-undang dan peraturan-Peraturan yang sedia ada tidak lengkap untuk panduan atau rujukan, DUN bolehlah merujuk dan menguna-pakai Erskin May – Parliamentary Practice” (amalan di Westminster Parliament, United Kingdom) untuk membuat keputusan.

Dalam menjalankan peranan ini DUN bersidang dari masa ke semasa. Tempoh hayat bagi setiap DUN adalah 5 tahun atau hingga tarikh pembubaran DUN. Bermakna pilihanraya negeri hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 5 tahun. Setiap tempoh DUN dibahagikan kepada sessi-sessi. Tempoh setiap sessi kebiasanya setahun. Diantara 2 sessi tempoh lebih daripada 6 bulan tidak boleh berlalu. Mesyuarat-mesyuarat dipanggil atau diadakan setiap sessi.

Pentadbiran dan pengurusan DUN dikendalikan sebagai perkhidmatan awam negeri oleh sebagai sebuah agensi di bawah Jabatan Ketua Menteri. Di negera-negara Komenwel yang lain Dewan Perundangan (Legislature) adalah sebuah institusi yang berkecuali dan berasingan daripada perkhidmatan awam. Inilah berbezaan yang unik jika dibanding dengan negara-negara Komenwel yang lain yang sama mengamalkan pemerintahan demokrasi berparlimen.

Tanggungjawab utama pentadbiran dan pengurusan DUN, yang diketuai oleh seorang Setiausaha, adalah untuk menyelaraskan persediaan persidangan, mencatatkan dan membuat rakaman dan rekod persidangan. Kelancaran dan kejayaan amatlah bertanggung keatas ketelitian persediaan. DUN mempunyai seramai 16 orang kakitangan. Bilangan ini adalah yang minimun (skeleton staff) untuk menguruskan tanggungjawab harian pentadbiran dan pengurusan DUN. Kakitangan ini sememangnya tidak dapat mengendalikan persidangan. Untuk mengendaliken setiap persidangan, DUN bergantung penuh keatas bantuan dan kerjasama daripada jabatan-jabatan dan agensi-agensi kerajaan lain. Tidak kurang daripada seramai 50 kakitangan daripada beberapa jabatan dan agensi-agensi kerajaan lain. Tidak kurang daripada seramai 50 kakitangan daripada beberapa jabatan dan agensi kerajaan lain dihantar ke DUN untuk menjalankan tugas khas setiap persidangan. Para pertugas khas ini terdiri daripada jurutrengkas, juruteknik audio dan elektronik, pegawai-pegawai polis, Bentara Mesyuarat, Messengers, pemandu, pegawai perhubungan, jurucetak dan pegawai-pegawai parlimen (parliamentary officers). Jabatan-jabatan dan agensi-agensi kerajaan yang menyumbankan tenaga manusia dan bantuan setiap persidangan adalah, Jabatan Kerja Raya, Dewan

Para petugas DUN sedang sibuk mendengar pita perbahasan ADUN serta menaipkannya

Bandaraya Kuching Utara, Radio Televisyen Malaysia, Jabatan Penerangan, Jabatan Penyiaran, Polis Di-Raya Malaysia, Unit Communication and Technology (Jabatan Ketua Menteri)/ SAINS, Jabatan Ketua Menteri, Percetakan Nasional Malaysia Berhad, MAMPU dan lain-lain.

Kemudahan-kemudahan yang diberi kepada pertugas khas adalah seperti pengangkutan dan honorarium. Makanan dan minuman juga disediakan. Ini untuk menggelak kelewatan dalam menjalankan tugas masing-masing semasa persidangan sedang berlangsung. Sebarang kelewatan boleh menganggu kelancaran persidangan.