Istilah ‘kerajaan elektronik’ atau ‘EG’ seharusnya bukan sesuatu yang asing lagi bagi masyarakat kita di dalam era teknologi komunikasi dan maklumat (ICT) ketika ini.

Di Sarawak, istilah itu mula digunakan secara meluas seawal tahun 1995 setelah kerajaan negeri menetapkan visinya yang berbunyi ‘Perkhidmatan kerajaan, sepanjang masa, di mana sahaja, untuk semua’.

Kaedah atau medium yang paling sesuai untuk mencapai misi itu ialah melalui aplikasi internet.

Internet membolehkan pengguna mencari serta mendapatkan maklumat pada bila-bila masa dan dari mana sahaja asalkan mereka mempunyai komputer yang mempunyai akses kepada internet.

Di samping itu, pengguna juga boleh menyampaikan pendapat dan memindah turun borang permohonan serta banyak lagi keupayaan lain.

Dalam konteks perkhidmatan awam, internet sebenarnya mampu mengurangkan kehadiran pelanggan ke kaunter untuk mendapatkan borang ataupun sekadar memperoleh maklumat umum berkaitan perkhidmatan organisasi.

Di sinilah internet memainkan peranan penting dalam menyampaikan maklumat yang sering ditanya dan menjadi kemusykilan pelanggan.

Semua maklumat berkenaan boleh diletakkan di dalam laman web agensi untuk memudahkan pengguna yang sudah tentu bukan sahaja terdiri daripada orang awam, malah kakitangan organisasi itu sendiri.

Malah, perkembangan pesat dalam industri ICT telah membolehkan penghantaran dan penerimaan data lebih cepat, tepat dan jelas berbanding kaedah konvensional seperti telefon dan faks.

Simpanan maklumat juga menjadi lebih mudah dan ini menyenangkan pengguna untuk mendapatkan maklumat yang disimpan ketika diperlukan.

Banyak tugas yang dahulunya rumit, memakan masa dan kos kini semakin mudah dan murah. Misalnya pembayaran bil-bil kerajaan negeri dan penerimaan bayaran boleh dilunaskan melalui Electronic Bills Presentment and Payment (EBPP) System.

Namun, persoalannya setakat mana kecanggihan dan keupayaan teknologi ICT telah membantu memudahkan urusan antara organisasi awam dengan para pelanggannya di negeri ini?

Bagi agensi yang mempunyai laman web pula, setakat mana efektifnya maklumat-maklumat yang terpampang di laman web itu kepada pelanggannya?

Sementara di dalam organisasi awam itu, bagaimanakah pula aplikasi kemudahan ICT di dalam pejabat dalam membantu memudahkan tugas seharian?

Untuk menjawab persoalan itu, RAKAN Sarawak telah berpeluang meninjau bagaimana sistem pangkalan data (database) yang diusahakan oleh Jabatan Kerja Raya (JKR) Sarawak mampu mengubah cara bekerja dan mengurangkan penggunaan kertas di dalam organisasi kerajaan tersebut yang merupakan antara yang terbesar di negeri ini.

Pangkalan Data Beri Kesan Kepada Sistem Penyampaian Perkhidmatan : JKR Sarawak

Keperluan membangunkan sistem pangkalan data yang efisien dilihat selari dengan usaha Jabatan Kerja Raya (JKR) menstrukturkan semula organisasinya untuk muncul sebagai organisasi yang efektif dalam sistem penyampaian perkhidmatannya. “Sistem ini bukan sekadar mengubah proses pengumpulan maklumat daripada kaedah manual kepada kaedah elektronik, tetapi ia lebih bersifat melihat kesediaan kakitangan awam berkongsi maklumat (data sharing) serta kepekaan mereka terhadap organisasi” jelas Ir Lim Kian Hua, pegawai JKR yang bertanggungjawab membangunkan sistem berkenaan.

Menurut Lim Kian Hua, setelah hampir setahun sistem tersebut digunakan ia berjaya mengurus maklumat setiap pejabat JKR seluruh negeri Sarawak dengan lebih teratur, antaranya maklumat seperti Inventori Jalan Raya, Inventori Jambatan, Perkhidmatan Feri, Pihak Berkuasa Bekalan Air,Kontrak Pembekalan, Projek Utama yang boleh diperolehi dengan hanya melayari ke sistem pangkalan data ini.

Pangkalan data tersebut jelas beliau mempunyai beberapa ciri menarik seperti mudah memuat turun (download) borang, aduan boleh dilakukan secara online ke jabatan dan Talikhidmat, memaklumkan aktiviti cawangan dan pengumuman baru melalui bulletin board dan data inventori yang lengkap dikemaskini setiap hari.

Ia turut memuatkan profil organisasi selain menyediakan borang khusus bagi Laporan Mengenai Kelemahan Perkhidmatan malah ruangan untuk pengguna memberi Komen dan Cadangan.

Menariknya tentang pangkalan data ini, jelas beliau adalah ciri-ciri maklumat dalam sistem yang dipertingkatkan seiring dengan permintaan daripada cawangan lain yang setakat ini telah memanfaatkan 3 cawangan utama JKR iaitu mekanikal, elektrikal dan bekalan air.

Sistem ini jelas beliau dicipta khas agar mudah bagi pegawai yang dilantik untuk mengemaskini maklumat, di mana seseorang (yang diberi kuasa) akan diberi kata laluan khas bagi tujuan tersebut.

Maklumat dalam sistem pangkalan data yang sesuai akan di “upload” ke laman web JKR. Di sini dapat dilihat bagaimana sistem maklumat intranet secara tidak langsung turut memanfaatkan laman web JKR Sarawak

Hasilnya, kandungan maklumat laman web JKR akan menjadi lebih interaktif dan terkini. Setakat ini, beliau menerima maklumbalas yang menggalakkan daripada kontraktor yang pernah melayari laman web JKR Sarawak untuk mengetahui perkembangan mengenai tender.

“Pada mulanya, dalam fasa pertama sistem ini hanya mempunyai maklumat sistem inventori yang terhad kepada maklumat dari cawangan bekalan air sahaja” jelas beliau (yang ketika itu) bertugas di cawangan berkenaan.

Kemudian berdasarkan permintaan dari pihak pengurusan dalam fasa kedua, secara beransur-ansur dia menambahkan maklumat mengenai cawangan mekanikal, maklumat inventori seperti telefon dan rekod kenderaan.

Jelas Lim lagi, fasa terakhir (fasa ke-3), beberapa maklumat lain seperti projek utama JKR, cawangan elektrikal dan tender dimasukkan seperti yang dapat disaksikan sekarang. Walau bagaimanapun, sekiranya terdapat permintaan dan keperluan, beliau sedia menambahkan maklumat dalam sistem pangkalan data tersebut.

Beliau turut bersedia untuk berkongsi pengalamannya dengan jabatan kerajaan sekiranya ada agensi kerajaan lain yang berminat untuk membangunkan sistem yang serupa.

Kini bukan sahaja sistem tersebut telah meningkatkan kecekapan rekod penyelenggaraan, komunikasi dan khidmat pelanggannya tetapi telah mengerakkan organisasi ini dalam usaha penambahbaikan kepada sistem perkhidmatan penyampaian kerajaan.

Ia bertepatan dengan saranan Perdana Menteri, Datuk Seri Abdullah Haji Ahmad Badawi yang ingin melihat penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi ( ICT) diaplikasikan dalam meningkatkan mutu perkhidmatan awam di agensi kerajaan dan dalam masa yang sama hasrat kerajaan negeri mencapai kerajaan elektronik menjelang tahun 2008.

Sistem pangkalan data JKR Sarawak boleh dilayari di http://jkrswk manakala Laman Web JKR boleh dilayari di http://www.jkr.sarawak.gov.my

Sarawak ke Arah Status Kerajaan Elektronik

YB Datuk Amar Haji Abdul Aziz Dato Haji Husain, Setiausaha Kerajaan Sarawak dalam Ucapan Perdana 2005 telah menjelaskan bahawa matlamat utama EG kerajaan negeri ialah membolehkan orang awam mendapatkan perkhidmatan kerajaan secara efektif melalui teknologi ICT. Perkhidmatan itu perlu telus dan terbuka, serta bebas daripada karenah birokrasi.

Penyampaian perkhidmatan yang berkualiti menjadi fokus program pembangunan ICT kerajaan negeri di dalam Rancangan Malaysia Kesembilan (RMK9). Sasaran kerajaan ialah ialah untuk mencapai status kerajaan elektronik sepenuhnya sebelum penghujung tahun 2008.

Antara matlamat awal ialah semua bil kerajaan negeri dan penerimaan bayaran perlu boleh dilunaskan melalui Electronic Bill Presentment and Payment (EBPP) System sebelum penghujung 2006.

Kerajaan negeri dalam usaha pembangunan EG di negeri ini telah mengambil contoh pelan EG kerajaan pusat yang membahagikan perkhidmatan utama kepada 8 perkara: menerima dan menguruskan aduan serta maklumbalas; mendapatkan dokumen dan menghantarnya; penyampaian maklumat; bayaran; komunikasi; urusniaga; undian dan tinjauan pendapat; dan perkhidmatan pelanggan.

Semua perkhidmatan itu seharusnya sudah dapat digunakan sebelum penghujung 2008.

Program ICT Sarawak 2005

a. Electronic Bills Presentment and Payment (EBPP) System Project

Penyertaan lebih banyak agensi dalam EBPP dan kemudahan bayaran sewa tanah sebelum pertengahan 2005.

b. Projek Kerajaan Tempatan Elektronik (eLA)

Matlamatnya untuk menyediakan perkhidmatan dari 26 Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) secara dalam talian sebelum pertengahan tahun 2006.

c. Projek Pejabat Residen dan Daerah Elektronik (e-R&DO)

Membolehkan Pejabat Residen dan Daerah menyediakan perkhidmatan dalam talian kepada pelanggannya. Buat permulaan sebanyak 5 kawasan akan dipilih untuk pelaksanaannya tahun ini.

d. Perancangan ICT

Agensi kerajaan negeri perlu menyemak kembali perancangan ICT masing-masing bagi tahun 2006 hingga 2010.

e. Projek Pengurusan Maklumat Negeri (IM)

Kajian pelan pengurusan maklumat negeri secara komprehensif dimulakan pada 2004 dan masih diteruskan ketika ini. Objektifnya untuk mengenalpasti infrastruktur, sistem dan kaedah yang efektif bagi pengurusan maklumat dan data seterusnya disimpan serta digunakan oleh sektor awam.

f. Projek Perkhidmatan Direktori Berpusat

Pengurusan maklumat berkaitan identiti semua penjawat awam negeri akan dilakukan secara berpusat dan dilaksanakan pada suku ketiga 2005.

g. Latihan untuk Koordinator ICT Agensi

Latihan berterusan untuk Ketua Pegawai Maklumat, Koordinator Geomatik, Pegawai Keselamatan ICT dan Pentadbir Laman Web.

h. Projek Infrastruktur ICT Negeri

Semua pejabat kerajaan negeri termasuk di daerah-daerah kecil akan disambungkan dengan SarawakNet sebelum hujung tahun 2005. Peralatan dan sistem komputer sedia ada pula akan terus dinaiktaraf.

i. Kaunter Perkhidmatan Sejagat

Kajian dimulakan pada tahun ini untuk melihat bagaimana perkhidmatan kaunter dapat menyediakan semua perkhidmatan kerajaan yang penting di satu-satu tempat. Tujuannya bagi membolehkan pelanggan pergi ke mana-mana pejabat kerajaan dan menguruskan pelbagai urusan di kaunter yang sama.