Gambar ahli KMK Satang. Encik Haron (berbaju gelap) adalah Fasilitator kumpulan

Agensi kerajaan berebut-rebut menubuhkan Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) di organisasi masing-masing bagi menyahut saranan seperti yang dikehendaki di dalam Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Mutu Kerja Bil.7 (1991). Malah, terdapat juga agensi yang menubuhkan lebih daripada satu KMK kerana yakin bahawa ia mampu meningkatkan mutu kerja kakitangan dan perkhidmatan yang disediakan. Kini, setiap agensi yang telah membentuk KMK dan mempunyai projek berjaya, berusaha untuk
mengetengahkannya melalui pertandingan seperti Konvensyen KMK Sektor Awam sama ada di peringkat agensi, negeri dan kebangsaan yang diadakan setiap tahun.

Namun bagi KMK Satang, kumpulan yang terdiri daripada sembilan kakitangan pentadbiran di Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia (LKIM) Kuching, penubuhannya bukan
sekadar untuk bertanding serta mempamerkan kejayaan yang dicapai. Lebih penting ialah ia memberi peluang kepada semua kakitangan tidak mengira kedudukan untuk turut sama menyumbang buah fikiran mereka dalam proses penyelesaian masalah demi kebaikan dan pembangunan organisasi selaras dengan falsafah penubuhan KMK.

Demikian menurut Pengarah LKIM Sarawak, Encik Abdul Rahman ketika dikunjungi oleh pengarang RAKAN Sarawak di ibu pejabat LKIM baru-baru ini. Sebab itu katanya, sokongan dan galakan sentiasa diberi kepada setiap ahli kumpulan KMK Satang atas usaha mereka.

Jelasnya, melalui penyertaan dan penglibatan secara berterusan dalam KMK telah membolehkan ahli-ahli kumpulan KMK Satang mempelajari sesuatu yang baru sepanjang masa. Malah, ia turut meningkatkan keyakinan setiap ahli untuk sentiasa melakukan dan berfikir tentang perkara yang dapat meningkatkan prestasi tugas seharian.

Katanya, banyak cadangan, idea baru dan masalah telah dikenalpasti melalui perbincangan pada peringkat kumpulan yang kemudiannya dibawa kepada pihak atasan untuk diambil tindakan dan pertimbangan.

“Kita telah memulakan usaha untuk menubuhkan KMK di setiap cawangan LKIM yang ada di negeri ini dan untuk permulaan ini kita telah mulakan di Mukah,” katanya yang
menunjukkan betapa seriusnya sokongan daripada pihak pengurusan.

Suasana kerja dalam pejabat

Latar belakang kumpulan

KMK Satang ditubuhkan pada 12 Februari 1996 dengan 13 orang ahli. Namun, lantikan semula terpaksa dilakukan pada April 2000 kerana berlaku pertukaran tempat bertugas dan masalah kesihatan di kalangan ahlinya. Sejak itu, bilangan ahlinya telah berkurangan kepada hanya sembilan orang.

Sungguhpun bilangan ahli telah berkurangan, ia tidak mematahkan semangat ahli-ahli yang ada untuk terus berusaha dan menyumbang kepada pembangunan kumpulan sehingga berjaya memperoleh tempat ketiga dalam kategori pengurusan ketika Konvensyen KMK Sektor Awam Peringkat Negeri Sarawak 2003.

Pencapaian lain ialah Naib Johan dalam Konvensyen KMK Peringkat LKIM (Kebangsaan) 2000 dan Tempat Ketiga ketika Konvensyen KMK Sektor Awam Peringkat Negeri
Sarawak 2001.

Semangat berkumpulan “Pada mulanya kami menghadapi kesukaran dan kegagalan dalam pertandingan yang disertai, iaitu ketika KMK ini digelar ‘Tekoyong’ dan ‘Kompas’ sehinggakan hampir melemahkan semangat ahli kumpulan,” kata Pn. Siti Kalthom, Ketua Kumpulan KMK Satang.

“Namun, hasil sokongan daripada semua pihak di dalam organisasi serta kelonggaran kepada kami untuk berbincang sekurang-kurangnya sejam setiap minggu membolehkan kami berterusan memikirkan penyelesaian masalah sehingga berjaya juga akhirnya. “Sungguhpun kejayaan itu mungkin kecil, namun yang penting ialah ia mampu memberi kesedaran kepada kami yang dikategorikan sebagai kakitangan sokongan, sebenarnya mempunyai peranan dalam menyumbang pendapat untuk pembangunan organisasi,” jelasnya lanjut.

Usaha dan komitmen setiap ahli kumpulan KMK Satang telah meningkatkan keyakinan dalam diri setiap ahli kumpulan. Mereka telah belajar sesuatu yang baru daripada
rakan-rakan yang lain dan tahu masalah yang wujud pada peringkat-peringkat tertentu.

Perbincangan secara terbuka dan saling mempelajari antara satu sama lain menjadikan mereka serba mahir dan tahu tugas rakan-rakan lain serta pelbagai maklumat berkaitan dengan organisasi. Misalnya, terbentuk keyakinan di dalam diri ahli-ahli untuk menjawab pertanyaan dan kemusykilan daripada pelanggan tanpa perlu merujuk kepada rakan yang lain. “Ia menjimatkan masa dan proses kerja,” kata Pn. Siti.

Bukan Sekadar Untuk Bertanding

Sudut Q Jabatan turut mempamerkan hasil kejayaan KMK Satang

Malah, kesungguhan untuk mencuba serta keupayaan ahli kumpulan dalam pengumpulan data untuk melihat keberkesanan projek juga harus mendapat pujian sungguhpun mereka kekurangan kemahiran dalam soal statistik. Semuanya adalah berkat usaha dan semangat bekerjasama sesama ahli kumpulan serta sokongan daripada kakitangan lain.

Encik Haron, Fasilitator KMK Satang juga menjelaskan bahawa sekarang ini kebanyakan agensi kerajaan telah mempunyai KMK. Sungguhpun demikian, menurutnya KMK Satang tetap mempunyai keistimewaan iaitu kerjasama yang amat baik daripada semua ahli.

“Kami juga mempunyai ketua kumpulan yang begitu aktif dan berdedikasi dengan tanggungjawabnya,” ujar Encik Haron.

Seorang lagi ahli kumpulan, Pn. Sharifah turut berkongsi pengalamannya. Menurutnya, pengetahuan setiap ahli dalam tugas rakan-rakan yang lain semakin meningkat dan ini memudahkan mereka mengambil alih tugas rakan yang lain jika diperlukan. Dia mengambil contoh apabila telefon di pejabat berdering, masing-masing tidak teragak-agak untuk mengangkat telefon dan menyampaikan maklumat yang diketahui tanpa perlu menunggu orang lain.

Sukarela

Dalam hampir semua situasi, kakitangan awam berdepan dengan masa yang terhad untuk kerja dan perkara peribadi. Namun, itu bukan menjadi penghalang bagi ahli kumpulan KMK Satang untuk meluangkan masa melibatkan diri dalam KMK.

Sekurang-kurangnya sejam masa diluangkan dalam seminggu untuk duduk berbincang tentang masalah kumpulan dan cara-cara untuk mengatasinya. Masa yang terhad digunakan dengan sebaik-baiknya. “Jika terdapat ahli kumpulan yang tidak dapat hadir ketika perbincangan, mereka akan diberikan minit perbincangan,” kata Pn. Siti Kathlom.

Komitmen dan semangat setiap ahli kumpulan dalam setiap perjumpaan dan perbincangan juga amat baik sungguhpun penglibatan ahli-ahli adalah secara sukarela.

“Ahli-ahli juga sanggup meluangkan masa di luar waktu pejabat untuk melakukan tugas KMK,” tambahnya dengan bangga.

Katanya, kerja seharian menyebabkan mereka berada di pejabat hampir sepanjang masa. Namun, melalui penyertaan dalam KMK telah memberikan mereka peluang untuk menyertai aktiviti di luar pejabat seperti pertandingan dan lawatan ke KMK yang lain.

Sungguhpun demikian, mereka berasa puas kerana mampu menyumbang sesuatu kepada organisasi. Mungkin inilah kekuatan KMK Satang yang menjadikan mereka berterusan menyumbang idea, masa dan kemahiran bagi membolehkan kumpulan itu terus relevan kepada organisasi.

“Setakat ini kita telah menyertai Konvensyen KMK Peringkat LKIM (Kebangsaan) setiap tahun sejak tahun 1996. Banyak yang kita pelajari daripada konvensyen itu kerana setiap projek yang berjaya akan digunapakai di seluruh negara setelah mendapat kelulusan di peringkat pusat,” kata Pn. Kathlom.

“Melalui usaha seperti itu banyak proses kerja telah dapat dipermudah yang melicinkan tugas seharian semua kakitangan dan yang penting adalah untuk keselesaan serta
kemudahan pelanggan yang berurusan,” tambah Encik Abdul Rahman.

Bagaimana KMK Satang mendapat namanya?

Nama "Satang" diambil bersempena nama pulau yang berdepan dengan kawasan Telaga Air di Lundu

Fasilitator : Haron Haji Hossen
Ketua Kumpulan : Siti Kalthom Haji Sarni
Ahli Kumpulan : Sapiah Haji Md. Ali, Rusminawati Bt. Bakar, Aishah Haji Junaidi, Sarifah Ennita Bt. Sayed Ahmad, Mastika Haji Shariff, Raniah bt. Matnor & Hassan bin Kassim

Tajuk Projek KMK Peringkat Negeri 2003:

" Kelemahan Pengurusan Surat-surat Keluar Pejabat"

Tempoh Pelaksanaan Projek:
20 Mac hingga 7 September 2002 (6 bulan)

Faedah projek kepada proses :
1. Pengurangan kos operasi sebanyak RM7,892.88
2. Penjimatan masa sebanyak 23 Jam 26 Minit
3. Penurunan permasalahan dan penjimatan masa bekerja serta penghapusan kerja berulang-ulang yang menghasilkan kerja lebih teratur

Faedah-faedah Lain :
1. Tugas pengurusan rekod surat keluar dapat dilaksana dengan lebih terancang.
2. Mewujudkan kakitangan yang lebih peka dengan prosedur serta peraturan permohonan penghantaran surat-surat keluar.
3. Permohonan kaedah penghantaran surat-surat keluar dapat dikendali dengan lebih terkawal.
4. Dapat menyemai semangat kerjasama antara kakitangan.

Sumbangan Kepada Organisasi :
1. Membantu menambahbaik sistem kerja.
2. Membantu organisasi mengurangkan permasalahan.
3. Membantu organisasi mengurangkan kos mengurus.
4. Melahirkan kakitangan yang prihatin kepada masalah projek.
5. Meningkatkan kepuasan pelanggan.

Projek-projek lain :
� Kelemahan penghantaran air batu ke bot di kompleks-kompleks LKIM Sarawak (1996)
� Penjimatan ke atas kos tempahan tiket kapal terbang (2000)
� Meningkatkan kaedah pengurusan cuti rehat (2001)
� Kelemahan pengurusan surat-surat keluar pejabat (2002)

Alamat Kumpulan
Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia,
Tingkat 2, Bangunan Bank Negara,
Jalan Satok, Peti Surat 2201,
93744 Kuching, Sarawak, Malaysia